КЕЙС

Netpeak Group — Академія скоротила час адаптації на 60%

Netpeak Group об'єднує 24 компаній з офісами у п'яти країнах. Загалом у них працює більш ніж 1400 співробітників. До групи входить найбільша маркетингова агенція у Східній Європі та кілька успішних SaaS-компаній

Олена
HR-Директор Netpeak Group

"Після того, як ми запустили внутрішню Netpeak Group Academy, час, що витрачається на адаптацію, скоротився приблизно на 60% (це близько 192 робочих годин на місяць), переважно в тому, що стосується правил, інструкцій та описів процесів як у всій компанії, так і у конкретному відділі, де співробітник працюватиме"

Олена
HR-директор Netpeak Group

1. Чому ви вирішили створити академію Netpeak Group? Які питання ви хотіли вирішити?

Як і в інших компаніях, Netpeak Group новачки отримують багато нової інформації в їх перший день роботи. Не всі можуть швидко та легко запам'ятовувати та засвоювати такий обсяг інформації. Щобільше, нам доводиться повторювати більшу частину цієї інформації для кожного працівника. Тому важливо було знайти рішення, яке було б ефективним для новачків та зекономило б час.

Ми пробували різні методи організації інформації (часто використовували внутрішню Wiki + Google Docs + Google Forms, що було не так ефективно для адаптації), але, зрештою, ми зупинилися на Академії. Тільки з нею ми можемо спрямовувати новачків крок за кроком, систематично, починаючи з першої години роботи.

Ми створили Академію для вирішення низки завдань. Зокрема:

Структурували контент. В результаті ми знизили ймовірність того, що новачки пропустять щось або забудуть те, чого вони навчилися.
Подали контент в інтерактивному форматі. Ми хотіли надавати інформацію у легко засвоюваному форматі, щоб покращити досвід нових співробітників у перші години та дні у нашій компанії.
Заощадили час співробітників та зробили адаптацію більш плавною. Ми хотіли, щоб новачки швидко та ефективно адаптувалися, щоб розпочати виконання своїх нових обов'язків.
Заощадили час менеджерів та керівників, який вони витрачають на адаптацію. Керівники часто роблять ті самі дії щодо новачків і цей процес потрібно і можна оптимізувати.
Зробили онбординг захоплюючим, перетворивши його на щось чарівне. Ми хотіли надихати нових працівників і підвищити їхнє залучення до процесу.

Ми почали з постановки мети — вирішити 5 проблем, про які згадувалося вище. Ми хотіли структурувати інформацію, покращити процес адаптації, підвищити ефективність, оптимізувати витрачений час та надихати новачків.

Коли ми почали створення академії, ми переглянули матеріали, які у нас були. Їх було багато і всі вони були у різних форматах — текстові документи, електронні таблиці, контрольні списки, презентації, сторінки на нашому сайті та статті на внутрішній Wiki нашої компанії. Деякі документи були відносно новими, інші були створені роками раніше. Отже, сам факт того, що ми стали створювати академію, допоміг нам структурувати та оновити весь матеріал, який у нас був.

2. З чого ви почали?

3. Скільки часу потрібно щоб створити академію? Скільки часу вам знадобилося?

Певною мірою це залежить від того, хто створює академію. Якщо ви вирішите найняти для цього нового співробітника, то йому потрібно буде спершу багато чого вивчити та узгодити. Тоді на створення академії підуть місяці. Але якщо її створюватиме співробітник, який пропрацював у вашій компанії якийсь час і розуміє всі процеси, то в нього піде набагато менше часу. Зробити це можна за тиждень. У нас була комбінація з цих двох варіантів — над створенням курсу працювали кілька людей, і це зайняло близько 2-3 тижнів.

4. Що ви робили після створення першого курсу?

Спочатку ми протестували курс на кількох наших колегах, отримали відгук та внесли виправлення. Перший курс був призначений для новачків, тому було важливо інтегрувати його у вже існуючий адаптаційний процес. Ми зробили так, щоб усі новачки отримували посилання на курс у своєму першому завданні на роботі та проходили його протягом першого дня.

5. Яку користь ви отримуєте від Академії зараз?

Можу впевнено сказати, що ми досягли п'яти, згаданих раніше, цілей. Але для цього, на додаток до вступного курсу, ми створили ще один «Курс Натхнення». У ньому ми докладно розповіли про нашу місію, історію, цілі, традиції. Про те, чому було створено Netpeak Group та про всіх чудових людей, які тут працюють. Розбивши інформацію на два курси, ми зробили її менш складною. Перший курс більш формальний і стосується організаційної структури та процесів компанії. Другий більш неформальний та веселий.

Фактично, коли ми почали використовувати академію, то зрозуміли, що ми вирішуємо додатково ще три завдання на додаток до п'яти згаданих раніше:

6. Які результати ви отримали?
У цифрах, якщо можна

1. Самонавчання. Новачки можуть легко забувати інформацію, яку вони отримують від своїх керівників, оскільки її дуже багато, і тоді вони можуть почати ставити багато питань, які дуже відволікають. З академією новачок завжди може самостійно повернутися до потрібної інформації будь-коли.

2. Тести та опитування. Використовуючи тести, можна легко перевірити, наскільки новий співробітник засвоїв викладений матеріал і бути впевненим, що він освоїв усе, що потрібно, щоб приступити до виконання своїх обов'язків на новій посаді. Оцінити п'ятдесят співробітників так само просто, як п'ятьох!

3. Перевірка ефективності. В AcademyOcean доступна докладна статистика того, як новачки просуваються академією під час адаптації, що допомагає виявляти неефективних співробітників.

Якщо порахувати витрати компанії на процес адаптації кожного новачка, то вийде дуже велика сума. У Netpeak Group виходить близько 20 новачків на місяць. І співробітник, який відповідає за адаптацію, витрачає близько 16 години на кожного з них.

Виходить, що без академії у нас йшло 20*16 = 320 годин щомісяця на 20 новачків. Якщо одна людина працює близько 160 годин на місяць, це означає, що для адаптації 20 новачків компанії потрібно два співробітники. І їхню роботу треба сплатити.

Звичайно, є процеси, які не можна автоматизувати та впровадити до академії. Але після того, як ми запустили внутрішню академію Netpeak Group, час, який витрачається на адаптацію, скоротився приблизно на 60% (це близько 192 робочих годин на місяць), переважно в тому, що стосується правил, інструкцій та описів процесів як у всій компанії, так і в конкретному відділі, де працівник працюватиме.

Тепер кожна компанія Netpeak Group створює свій навчальний портал. Деякі доступні для всіх, тоді як інші — тільки для співробітників на певних посадах, таких як менеджери з продажу, менеджери середньої ланки та ін. У нас у планах створити ще кілька академій, тому ми розумно витрачаємо зекономлений час :)