КЕЙС

Netpeak Group объединяет 24 компаний с офисами в пяти странах. В совокупности в них работает около 1400 сотрудников. В группу входит крупнейшее маркетинговое агентство в Восточной Европе и несколько успешных SaaS-компаний

Елена
HR-Директор Netpeak Group

«После того, как мы запустили внутреннюю Netpeak Group Academy, время, затрачиваемое на адаптацию, сократилось примерно на 60% (это около 192 рабочих часов в месяц), преимущественно в том, что касается правил, инструкций и описаний процессов как во всей компании, так и в конкретном отделе, где сотрудник будет работать»

Елена
HR-Директор Netpeak Group

Как и в других компаниях, в Netpeak Group новички получают много новой информации в их первый день работы. Не все могут быстро и легко запоминать и усваивать такой объём информации. Более того, нам приходится повторять огромную часть этой информации для каждого сотрудника. Поэтому важно было найти решение, которое было бы эффективным для новичков и сэкономило бы время.

Мы пробовали различные методы организации информации (часто использовали внутреннюю Wiki + Google Docs + Google Forms, что было не так эффективно для адаптации), но в конечном счёте, мы остановились на Академии. Только с ней мы можем направлять новичков шаг за шагом, систематически, начиная с первого часа работы.

Мы создали Академию для решения ряда задач. В частности:

1. Структурировали контент. В результате, мы снизили вероятность того, что новички пропустят что-то или забудут то, чему они научились.
   
   
2. Подали контент в интерактивном формате. Мы хотели предоставлять информацию в легко усваиваемом формате, чтобы улучшить опыт новых сотрудников в первые часы и дни в нашей компании.
   
   
3. Сэкономили время сотрудников и сделали адаптацию более плавной. Мы хотели, чтобы новички быстро и эффективно адаптировались, чтобы приступить к выполнению своих новых обязанностей.
   
   
4. Сэкономили время менеджеров и руководителей, которое они тратят на адаптацию. Руководители часто совершают одни и те же действия относительно новичков и этот процесс нужно и можно оптимизировать.
   
   
5. Сделали онбординг увлекательным, превратив его в нечто захватывающее. Мы хотели вдохновлять новых сотрудников и повысить их вовлечённость в процесс.

Мы начали с постановки цели — решить 5 проблем, о которых упоминалось выше. Мы хотели структурировать информацию, улучшить процесс адаптации, повысить эффективность, оптимизировать затраченное время и вдохновлять новичков.

Когда мы приступили к созданию академии, мы просмотрели материалы, которые у нас имелись. Их было много и все они были в разных форматах — текстовые документы, электронные таблицы, контрольные списки, презентации, страницы на нашем сайте и статьи на внутренней Wiki нашей компании. Некоторые документы были относительно новыми, другие же были созданы годами ранее. Так что сам факт того, что мы стали создавать академию, помог нам структурировать весь материал, который у нас был.

Во многом это зависит от того, кто создаёт академию. Если вы решите нанять для этого нового сотрудника, то ему нужно будет самому сперва многое выучить и согласовать. Тогда на создание академии уйдут месяцы. Но если её будет создавать сотрудник, проработавший в вашей компании какое-то время и понимающий все процессы, то у него уйдёт гораздо меньше времени. Сделать это можно и за неделю. У нас была комбинация из этих двух вариантов — над созданием курса работали несколько человек, и в общей сложности это заняло около 2-3 недель.

Сначала мы протестировали курс на нескольких наших коллегах, получили отзыв и внесли правки. Первый курс был предназначен для новичков, поэтому было важно интегрировать его в уже существующий процесс адаптации. Мы сделали так, чтобы все новички получали ссылку на курс в своём первом задании на работе и проходили его в течение первого дня.

Могу с уверенностью сказать, что мы достигли пяти, упомянутых ранее, целей. Но для этого, в дополнение к вводному курсу, мы создали ещё один «Курс Вдохновения». В нём мы подробно рассказали о нашей миссии, истории, целях, традициях. О том, почему был создан Netpeak Group и обо всех замечательных людях, которые здесь работают. Разбив информацию на два курса, мы сделали её менее сложной. Первый курс более формальный и касается организационной структуры и процессов компании. Второй более неформальный и весёлый.

Фактически, когда мы стали использовать академию то поняли, что мы решаем дополнительно ещё три задачи в дополнение к пяти упомянутым ранее:

1. Самообучение. Новички могут легко забывать информацию, которую они получают от своих руководителей, поскольку её очень много, и тогда они могут начать задавать много вопросов, которые сильно отвлекают. С академией новичок всегда может самостоятельно вернуться к нужной информации в любое время.

2. Тесты и опросы. Используя тесты можно легко проверить, насколько новый сотрудник усвоил изложенный материал и быть уверенным, что он освоил всё, что нужно, чтобы приступить к выполнению своих обязанностей на новой должности. Оценить пятьдесят сотрудников так же просто, как пятерых!

3. Проверка эффективности. В AcademyOcean доступна подробная статистика того, как новички продвигаются по академии во время адаптации, что помогает выявлять неэффективных сотрудников.

Если посчитать расходы компании на процесс адаптации каждого новичка, то получится очень большая сумма. В Netpeak Group выходит около 20 новичков в месяц. И сотрудник, отвечающий за адаптацию, тратит около 16 часов на каждого из них.

Получается, что без академии у нас уходило 20*16 = 320 часов каждый месяц на 20 новичков. Если один человек работает около 160 часов в месяц, это значит, что для адаптации 20 новичков компании нужно два сотрудника. И их работу нужно оплатить.

Конечно, есть процессы, которые нельзя автоматизировать и внедрить в академию. Но после того, как мы запустили внутреннюю академию Netpeak Group, время, затрачиваемое на адаптацию, сократилось примерно на 60% (это около 192 рабочих часов в месяц), преимущественно в том, что касается правил, инструкций и описаний процессов как во всей компании, так и в конкретном отделе, где сотрудник будет работать.

Теперь каждая компания в Netpeak Group создаёт свой обучающий портал. Некоторые доступны для всех, в то время как другие — только для сотрудников на определённых должностях, таких как менеджеры по продажам, менеджеры среднего звена и пр. У нас в планах создать ещё несколько академий, поэтому мы разумно тратим сэкономленное время :)

Netpeak Group экономит 192 часа каждый месяц благодаря их автоматизированной адаптации с Академией.

Хотите создать свою Академию?

Хотите создать свою Академию?