Найпоширеніші помилки при організації онбордингу в рітейлі

Помилка 1: недостатнє планування та підготовка

Помилка 2: відсутність зворотного зв'язку для нових працівників

Помилка 3: нереалістичні очікування від новачків

Помилка 4: відсутність індивідуалізації процесу навчання

Помилка 5: ігнорування потреб працівників з різним досвідом

Підсумки: як уникнути типових помилок у процесі онбордингу

Перші місяці роботи нового співробітника чи співробітниці визначають їх майбутнє в компанії. Згідно з сайтом Statista, статистика показує, що 20% плинності кадрів відбувається протягом перших 45 днів. Причина часто криється не в компетенціях працівника, а в недоліках самого процесу інтеграції. Тобто, перші тижні роботи — надзвичайно важливі та вирішальні на шляху до успіху працівників. 

Коли компанія витрачає ресурси на пошук та винаймання персоналу, втрата нового співробітника через погану адаптацію стає подвійним ударом. Ви не отримали нового робітника чи робітницю, але при цьому витрати гроші та що навіть важливіше, час. Саме тому, це не лише фінансові втрати на рекрутинг, але й упущені можливості для розвитку бізнесу. 

Щоб максимально знизити вірогідність виникнення проблем, організація онбордингу потребує системного підходу, де кожна деталь має значення.

Багато керівників вважають, що достатньо показати новачку робоче місце та надати доступ до комп'ютера — це підхід 20 століття. У 21 му, інтеграція починається з моменту підписання контракту і триває кілька місяців аж поки новий працівник чи працівниця не вийдуть на свою максимальну продуктивність. За цей час формується ставлення працівника до компанії, його мотивація та бажання залишитися надовго.

Помилка 1: недостатнє планування та підготовка

Недостатнє планування та підготовка є найпершою і найкритичнішою проблемою в процесі адаптації. Коли новий співробітник приходить у перший день, а його комп'ютер ще не налаштований, корпоративна пошта не створена, а колеги не знають про його прихід — це створює враження хаосу.

Уявіть ситуацію: менеджер з продажу виходить на роботу, але доступу до CRM-системи немає. Він сидить годинами, чекаючи на айтівців. Перший день перетворюється на марнування часу замість продуктивного знайомства з процесами. Така ситуація одразу знижує ентузіазм та формує негативне перше враження.

В ідеалі, планування має розпочинатися за два тижні до виходу новачка. 

Створіть чек-лист: технічне забезпечення, доступи до систем, призначення ментора, підготовка навчальних матеріалів. Один маркетолог розповідав, що в його компанії за день до виходу HR надсилає всім відділам лист із фото новачка, його посадою та короткою біографією. Це допомагає колегам підготуватися до знайомства.

Помилка 2: відсутність зворотного зв'язку для нових працівників

Як правило, відсутність зворотного зв'язку для нових працівників створює вакуум невизначеності. Звісно, бувають виключення, коли люди самостійно адаптуються, проте загальна статистика доводить що найчастіше людина не розуміє, чи рухається вона в правильному напрямку, чи виконує завдання згідно з очікуваннями. У сучасних працівників та працівниць здебільшого це призводить до тривожності та сумнівів у власних силах. Своєю чергою, це напряму негативно впливає на ваш бізнес.

Надважливе правило: регулярний фідбек має бути двостороннім. Керівник не лише оцінює прогрес новачків, але й запитує про труднощі, незрозумілі моменти, враження від роботи. Таким чином можна ефективно знизити ризики проблем та непорозумінь.

З досвіду роботи AcademyOcean, ефективна модель передбачає щоденні короткі зустрічі в перший тиждень, щотижневі — протягом першого місяця, та щомісячні — до завершення випробувального терміну. Платформа для Навчання та Розвитку Співробітників - AcademyOcean LMS дозволяє автоматизувати збір фідбеку через опитування після кожного навчального модуля. Такий підхід практично гарантовано дає менеджерам актуальну інформацію про прогрес адаптації.

Помилка 3: нереалістичні очікування від новачків

Нереалістичні очікування від новачків виникають, коли компанія забуває про необхідність часу на адаптацію. Людина фізично не може показувати максимальну ефективність з перших годин роботи, але коли керівники чекають повної продуктивності з першого тижня, забуваючи, що навіть досвідченому фахівцю потрібен час для занурення в специфіку бізнесу.

Реалістичний підхід передбачає поступове збільшення навантаження. При чому це стосується абсолютно всіх бізнесів і аспектів життя. В плані онбордингу гарно показала себе наступна структура:

• Перший тиждень — знайомство з процесами.

• Другий — виконання простих завдань під наглядом ментора.

• Третій — самостійна робота з можливістю звертатися по допомогу. 

Тільки через місяць-два можна очікувати повноцінної продуктивності. Встановлюйте проміжні чекпоінти та святкуйте маленькі перемоги.

Помилка 4: відсутність індивідуалізації процесу навчання

Відсутність індивідуалізації процесу навчання означає використання одного шаблону для всіх новачків. Звучить просто, ефективно та швидко? Звісно ні, сучасним спеціалістам потрібні різні матеріали, через те що 

Але розробнику потрібна одна інформація, менеджеру з продажу — зовсім інша. Універсальний підхід розмиває фокус та витрачає час співробітників та співробітниць на нерелевантні матеріали.

Наприклад, платформа для навчання та адаптації працівників та нових співробітників - AcademyOcean LMS розв'язує цю проблему через створення персоналізованих навчальних треків. Система автоматично призначає релевантні курси залежно від посади, досвіду та департаменту. В такому випадку, маркетологи отримують модулі про бренд та комунікації, фінансисти — про бюджетування та звітність.

Помилка 5: ігнорування потреб працівників з різним досвідом

Ігнорування потреб працівників з різним досвідом проявляється, коли компанія вважає, що всі новачки стартують з однакової точки. Проте. якщо подумати логічно це абсолютно нелогічно. Наприклад, джуніор-спеціаліст потребує детальних інструкцій та постійної підтримки, а досвідчений професіонал хоче швидко зануритися в роботу без зайвої опіки.

Ефективний підхід передбачає адаптацію інтенсивності та глибини навчання. Гарний приклад, коли джуніори отримують фундаментальні знання з покроковими інструкціями. В той момент, мідли — фокусуються на специфічних процесах компанії. Часто, сеньйори та керівники — швидко занурюються в стратегічні аспекти та особливості корпоративної культури. Через таку різницю, краще звертати уваги до сучасних LMS для рітейлу та навчання співробітників у роздрібній торгівлі від AcademyOcean дозволяє створювати різнорівневі програми для продавців-консультантів, старших продавців та менеджерів магазинів.

Підсумки: як уникнути типових помилок у процесі онбордингу

Щоб уникнути типових помилок в адаптації нових співробітників, потрібен системний підхід. Найкращий варіант - почніть з детального планування ще до виходу людини на роботу. Переконайтеся, що технічне забезпечення готове, доступи надані, а команда проінформована про прихід новачка.

Створіть культуру регулярного фідбеку 

ФІдбек не повинен бути формальністю, котра відбувається раз на місяць і бісить абсолютно всіх залучених. Щоденні п'ятихвилинні розмови в перший тиждень дають більше користі, ніж годинна зустріч через місяць. Запитуйте конкретні речі: що вдалося сьогодні, які виникли труднощі, яка допомога потрібна завтра. Головне - не тиснути на людей, адже фідбек має бути

Встановлюйте реалістичні очікування та чітко комунікуйте їх

Новачок має розуміти, що від нього чи неї чекають через тиждень, місяць, три місяці. Це знімає тривожність та дає відчуття контролю над ситуацією. Не очікуйте повної продуктивності одразу — вкладення в адаптацію окупляться лояльністю та ефективністю.

Персоналізуйте програму під кожну роль та рівень досвіду

Те, що працює для джуніора, не підійде для сеньйора - це звичайна логіка. Тому, використовуйте сучасні інструменти для створення гнучких навчальних треків, які автоматично адаптуються під потреби конкретних співробітників.

Адаптація працівників — тривалий процес

Компанії, які інвестують в якісний онбординг, отримують залучених співробітників, нижчу плинність кадрів та швидший вихід на повну продуктивність. Найважливіший аспект, що навчання персоналу має починатися з першого дня та продовжуватися протягом усього періоду роботи в компанії.

Помилки онбордингу коштують дорого 

Це основна теза яку варто зрозуміти й чим раніше, тим краще.  Ціна може починатись від втрати талантів до зниження морального духу всієї команди. Добрі новини про які теж не варто забувати — що всіх цих проблем легко уникнути, якщо підійти до процесу усвідомлено. 

Тобто, інвестуйте час у планування, створюйте структуровані програми адаптації та використовуйте технології для автоматизації рутинних процесів. Результат перевершить очікування, а ціна не нашкодить вашому бюджету.