Як обрати LMS для корпоративного навчання?

Сьогодні навчання співробітників, партнерів та клієнтів компанії легко оптимізувати за допомогою цифрових рішень на кшталт LMS. Але вибрати відповідну систему управління навчанням – складне завдання. Ринок LMS величезний, і вибір онлайн-платформи, яка підходить саме для вашого бізнесу, не завжди простий.

Ця стаття — покрокове керівництво, яке допоможе вам зробити правильний вибір.

Що таке корпоративна система управління навчанням (LMS)?

Отже, почнемо з основ. LMS або система управління навчанням – це інструмент для створення та управління різними навчальними курсами та матеріалами. Основна мета таких систем – допомогти своїм клієнтам оцифрувати та автоматизувати процес навчання на підприємствах. Тому найчастіше LMS використовують для:

1. Адаптації працівників

Процес адаптації часто буває складним як для компанії, так і для новачків. LMS прискорюють процес адаптації, замінюючи зустрічі, на яких новачкові пояснюють історію компанії, правила, обов'язки, робочий процес та інші аспекти.

Читайте також: Як Netpeak Group за допомогою LMS скоротила годину адаптації на 60%

2. Навчання працівників

Незалежно від того, в якій галузі працює ваша компанія, співробітники повинні постійно зростати і розвиватися, дізнаватися про нове, щоб бізнес розвивався і залишався конкурентним. LMS значно полегшує цей процес, надаючи комфортний темп навчання для кожного співробітника. Крім того, такий підхід значно знижує витрати на навчання, оскільки для цього не потрібно орендувати приміщення, оплачувати години коучам, купувати квитки на транспорт, оплачувати проживання в готелях співробітникам та ін. А ще LMS дозволяють відстежувати ефективність навчання завдяки вбудованій аналітиці

3. Збереження знань

Окрім зручного та ефективного процесу навчання, важливо зберігати знання і LMS дозволяє це зробити. Старші співробітники можуть ділитися своїми доробками та інсайтами, створювати курси для новачків. І коли вони покинуть компанію, їх знання не будуть втрачені. Вся інформація, важлива для навчання та для бізнесу, зберігатиметься в одному місці.

Основні типи LMS

Існує 3 популярні типи систем управління навчанням, між якими вам доведеться вибирати:

Хмарні LMS

Ви можете або зберігати всі дані на серверах вашої компанії, самостійно піклуючись про безпеку, резервне копіювання, навантаження тощо, або вибрати хмарну LMS і надати всі турботи постачальнику. SaaS-платформа – найкращий варіант, якщо хочете зосередитися на створенні контенту курсу та не морочитися з технічною стороною питання. Хмарна система підійде вам, якщо ви хочете масштабувати навчання на всі філії і при цьому зберегти всі дані в одному місці. І якщо хочете надати вашим співробітникам можливість навчатися у будь-який час та в будь-якому місці.

2. LMS з відкритим кодом

Цей тип LMS ґрунтується на фреймворках з відкритим вихідним кодом. Ідея полягає в тому, щоб надати всім вільний доступ до коду. Ви можете додавати функції користувача, сторонні інтеграції, а також налаштовувати платформу відповідно до ваших потреб. Творці вихідного коду рідко займаються підтримкою користувачів, і вам доведеться шукати відповіді на питання, що виникають в офіційній документації або на неофіційних форумах. Розгортання та модифікація платформи ляже повністю на ваші плечі (або на плечі окремої команди розробників, які займатимуться доопрацюванням та удосконаленням такої LMS). Тому цей варіант підійде просунутим користувачам з великими ресурсами, яким важлива максимальна свобода використання LMS.

Зазвичай такі платформи безкоштовні або умовно безкоштовні. Однак вам доведеться постійно інвестувати в обслуговування та підтримку самої системи та обладнання, на якому вона базуватиметься. Ідеальним рішенням для користувачів без досвіду програмування та без зайвих ресурсів на додаткову команду розробників буде комерційна LMS.

3. Пропрієтарна чи комерційна LMS

Для цього характерно те, що розробник повністю володіє платформою, а ви як користувач платите за її використання. Отримуючи повністю готовий продукт, ви, звичайно, втрачаєте можливість гнучких налаштувань, проте, натомість отримуєте цілодобову підтримку від фахівців, відмінний сервіс, постійні оновлення, швидкі виправлення помилок, великий функціонал тощо. Деякі постачальники готові доопрацьовувати потрібні вам функції за додаткову плату. Цей тип LMS вам підійде, якщо ви хочете запустити навчання в найкоротший термін і не бажаєте наймати додаткову команду розробників.

Ціноутворення

Ціни турбують багатьох при виборі LMS. Комерційні платформи пропонують три основні моделі оплати:

1. Плата за учня

Ви платите фіксовану ціну за учня. Наприклад, $60 на місяць, якщо у вас тариф на 40 осіб.

2. Плата за активних учнів

Ви сплачуєте за активних користувачів, які використовують LMS протягом розрахункового періоду. Наприклад, $2 за кожного учня, якщо у вас 500 учнів, або $3 за учня, якщо їх у вас 50.

3. Передплата

Ви сплачуєте фіксовану суму на місяць за можливість використання LMS. Часто постачальники надають різні тарифні плани, і що більше функцій, то вище вартість.

Вибираємо LMS

Отже, ми ознайомилися з основами і настав час перейти до покрокового керівництва, яке допоможе обрати придатну для вас платформу LMS.

Крок 1. Визначте свою аудиторію

Настав час визначити цільову аудиторію, тобто тих, кого ви навчатимете. Незалежно від того, до якої вікової категорії належать ваші співробітники, LMS для їхнього навчання має бути насамперед інтуїтивно зрозумілою. Якщо серед ваших співробітників переважно молоді люди, вони, ймовірно, звикли отримувати доступ до контенту зі своїх мобільних пристроїв та будь-де. Тому пошукайте LMS із відмінним мобільним навчанням та легким доступом до контенту з будь-якого місця. 

Важливим є й розмір аудиторії. Якщо ви плануєте навчати велику кількість людей, варто розглянути корпоративну LMS, яка підтримує масову реєстрацію на курси. Крім того, майте на увазі, що кількість учнів впливає на вартість системи, оскільки більшість постачальників стягує плату за користувача. Якщо у вас багато учнів, або ви плануєте їх у найближчий рік чи два, то, можливо, вам варто пошукати систему з фіксованою оплатою, яка надає багато активних місць користувачів навіть на простому тарифі. 

Крок 2. Визначте цілі

Створення культури навчання та обміну знаннями – це добре, але не забувайте, що це має служити досягненню бізнес-цілей. Чого ви бажаєте досягти за допомогою вашої стратегії навчання? Може, підвищити продажі? Наскільки? Пам'ятайте, що цілі мають бути конкретними та вимірними. Цілі мають бути SMART. Може,  ви хочете підвищити продаж на 20% у наступному кварталі? Розбийте цю мету на кілька дрібних:

1. Служба підтримки клієнтів, партнери та відділ продажу повинні добре розумітися на ваших продуктах та послугах, тому треба їм про них розповідати. А також вчасно доносити інформацію про нові продукти/послуги, чи про зміну вже існуючих

2. Створити навчальні курси. Для сейлзів, щоб навчити їх ефективним прийомам продажу, які працюють для вашої компанії. Для партнерів задля забезпечення єдиного стандарту обслуговування. Та для служби підтримки, щоб вони краще орієнтувалися у складних ситуаціях та завжди могли допомогти вашим клієнтам.

3. Протестувати знання всіх та кожного після завершення навчання.

Ці підзавдання підкажуть вам, на які функції у системі управління навчанням варто звернути увагу. У вищезгаданому варіанті знадобиться платформа, яка підтримує навчання партнерів, а також відділів продажу та підтримки клієнтів.

Крок 3. Визначте технічні вимоги щодо майбутньої LMS

До складання списку технічних вимог варто підійти відповідально, оскільки це є основою роботи всієї системи.

Контент. Який контент у вас вже є, а який плануєте створювати у майбутньому? Якщо у вас багато навчальних матеріалів, переконайтеся, що вони сумісні з новою LMS (вона має підтримувати SCORM). Якщо матеріалів ще немає, то віддавайте перевагу системам із вбудованими інструментами для створення різних типів контенту (текст, аудіо, відео, картинки, таблиці та ін.). Також зверніть увагу, як легко контент додається на платформу.

Взаємодія з контентом. Буває синхронною (взаємодія з учнями та коучем відбувається в реальному часі), асинхронною (коуч створив курс, а учні переглядають його пізніше), та гібридною (комбінація двох попередніх методів, наприклад, записаних курсів з живими вебинарами).

Безпека. Ваші курси для навчання майже напевно матимуть конфіденційну інформацію, наприклад, комерційні таємниці. Тому вибирайте платформу, яка повністю відповідає галузевим вимогам та вимогам GDPR. Деякі системи можуть запропонувати додатковий захист вашого контенту. Наприклад, доступ лише з певних IP-адрес або розміщення водяних знаків на PDF-файлах. 

Аналітика та звітність. Зверніть увагу на різноманітні методи оцінки знань. Чи достатньо вам питань з одиничним і множинним вибором, чи ви хочете додати складніші типи, наприклад, де до фрази потрібно підставити правильне слово? Чи важливо для вас записувати аудіо та відео відповіді учнів? На ринку є небагато систем, які надають розгорнуту аналітику з учнів, курсів, уроків, тестів і навіть з окремих питань.

Інтеграції. Якщо ви використовуєте багато різних інструментів для продажу та аналітики у своєму бізнесі, переконайтеся, що LMS легко з ними інтегрується, наприклад, з Google Analytics, Hubspot, Slack тощо.

Група підтримки клієнтів. Коли виникнуть питання, а вони виникнуть рано чи пізно навіть якщо ви оберете найпростішу LMS, ви будете раді, що постачальник пропонує всебічну та чуйну підтримку клієнтів. Обов'язково з'ясуйте, який рівень підтримки пропонується. Деякі постійно знаходяться на швидкому зв'язку в різних месенджерах, тоді як іншим потрібно лише писати на email і, можливо, чекати на відповідь кілька днів.

Крок 4. Складіть список корисних функцій

Як тільки ви визначитеся з усіма технічними вимогами з попереднього кроку, у вас вже буде частково сформований список з важливими для вас функціями. Але його можна і потрібно трохи розширити.

Мобільне навчання. Пам'ятаєте приклад, що ми наводили вище? Чи важлива для вас наявність мобільного навчання? Це не тільки дозволяє співробітникам навчатися у будь-якому зручному місці та у будь-який час, але й створює безшовне навчання. Це підвищує ефективність навчального процесу, сприяє швидшому засвоєнню нових знань і навичок, а також полегшує інтеграцію навчання в повсякденну роботу. Такий підхід сприяє розвитку культури безперервного навчання в компанії, що в кінцевому підсумку підвищує продуктивність команди та адаптивність бізнесу до змін.

White-label. Ви брендуєте сайт компанії та рекламні матеріали, чому б не брендувати і навчальний портал? Знайомі кольори, логотипи, tone of voice дозволяють вашим співробітникам почуватися як вдома і показує партнерам, що ви професіонал. Платформа, що підтримує white-label рішення дозволить налаштувати навчальний портал відповідно до вашого бренду. 

Гейміфікація та сертифікація. Це перевірений спосіб підвищення залучення до навчання. Різні рейтинги, нагороди, чек-листи, сертифікати — все, що додаватиме азарту в дусі дружніх змагань, і те, чим співробітники зможуть поділитися з іншими (наприклад, розшерити сертифікат у соціальних мережах).

Окрім гейміфікації у багатьох галузях сертифікація є потребою. Так, нові сертифікати будуть підтверджувати компетентність ваших співробітників там, де необхідно проходити навчання, наприклад, раз на півроку або квартал, тому що все швидко змінюється.

Штучний інтелект. За останній рік він змінив світ. Сьогодні багато передових LMS розробили свої ШІ. Вони покликані допомогти вам автоматизувати деякі процеси та додати креативності. Cпробуйте створити курс за допомогою ШІ AcademyOcean. Або, наприклад, отримати гайд з онбордингу.

Крок 5. Виберіть LMS

Оскільки cистем управління навчанням багато, ми рекомендуємо створити таблицю Excel, з якою ви зможете довго працювати. Запишіть ваші вимоги по горизонталі, а список LMS – по вертикалі, і відзначайте збіги. Де взяти список LMS? Наприклад, можна звернутися до G2 Crowd, до категорії з корпоративними системами управління навчанням з оцінкою 5 зірок (113 LMS на час написання цієї статті). Або виберіть іншу категорію та фільтри.

Спочатку у вас може бути досить широкий перелік вимог, і його непогано було б скоротити. Для цього поговоріть з вашими співробітниками, з тимлідами та топ-менеджерами. Обговоріть, як вони бачать процес навчання, що вважають за важливе, а що другорядне. І взагалі, може, у когось вже був досвід роботи з LMS. Щоб прискорити процес, створіть форму Google і розішліть по email.

Крок 6. Запросіть демонстрацію

Демо це чудова можливість побачити функціональність LMS особисто і поставити постачальнику питання про потенційні ризики, витрати, безпеку, варіанти налаштування тощо. Дивно, що багато людей запит демонстрації напружує. Адже демо допомагає заощадити час. Це також спосіб уникнути ризиків, адже замість абстрактних описів ви бачите, як продукт працює на практиці, що дозволяє прийняти більш обґрунтоване рішення щодо його придбання або впровадження.

А далі можете випробувати платформу самостійно, багато постачальників пропонують, скажімо так, тест-драйв на тиждень чи місяць. Використовуйте цей час з користю, щоб зрозуміти, чи ця система підходить під ваші потреби.

Підсумки

Отже, тепер ви знаєте, які кроки слід зробити, щоб вибрати відповідну LMS. Платформи для корпоративного навчання покращують збереження знань, адаптацію працівників, економічну ефективність та результативність від проходження курсів. 

Якщо хочете дізнатися, що може запропонувати AcademyOcean, просто запитайте швидке безкоштовне демо, і наші фахівці допоможуть вам з будь-якими питаннями.