Чому інвестиції в LMS окупаються: вигоди для HR та L&D департаментів

Навчання співробітників допомагає бізнесу досягати ключових цілей та високих показників за різними KPI. Тому вкладення навчання — це інвестиції, а чи не витрати. Але HR та L&D все одно повинні враховувати окупність цих інвестицій (ROI) у навчальні програми.

Щоб залучати нові засоби та виправдовувати ресурси, вкладені в розробку онлайн-навчання за допомогою LMS, ви повинні довести, що це приносить реальну користь. Давайте розберемо, що таке окупність (ROI), навіщо її знати, як рахувати, і чому варто інвестувати в LMS.

Навіщо знати окупність інвестицій у LMS?

Компанії, які не можуть автоматизувати свої процеси опиняються у вразливому і неконкурентоспроможному становищі. Рутинні ручні завдання – найбільше джерело втрати часу та ресурсів для HR та L&D. Крім цього, при ручному адмініструванні допускається багато помилок.

Згідно з дослідженням, проведеним професором Реймондом Р. Панко, при ручному введенні даних у прості електронні таблиці, ймовірність людської помилки становить від 18% до 40%, а в складних таблицях зростає до 100%. І це не тому, що співробітники не уважні, це просто людський чинник.

Автоматизація навчання, зокрема і онбордингу, може заощадити до 60% робочого часу. 

Читайте, як Intertop зменшив час на адаптацію нових продавців на 50%

Крім цього, професійне навчання та розвиток співробітників – це стратегічно важлива мета для всіх компаній. Глобальний ринок онлайн-навчання зросте до $388 млрд до 2026 року. І якщо ви вперше розглядаєте можливість інвестування в LMS, дуже важливо зважати на фінансові наслідки цих вкладень. 

Оцінивши потенційну окупність інвестицій, ви переконаєтеся, що LMS відповідає цілям бізнесу та дає вимірні результати, що принесе користь всій компанії у довгостроковій перспективі.

Що таке LMS ROI?

LMS ROI це не тільки фінансові, а й нефінансові вигоди, які компанія отримує, інвестуючи в LMS. Часто компанії цікавляться лише фінансовим аспектом LMS ROI, але на нефінансові вигоди також потрібно звертати увагу, наприклад, на скорочення людських помилок за рахунок автоматизації. Адже часто такі помилки призводять до фінансових втрат, наприклад, до штрафів. Тому їх також важливо враховувати. Як і вартість розробки LMS та її вплив на:

• скорочення витрат та збільшення доходів
• скорочення тикетів від клієнтів до групи підтримки
• зниження запитів на повернення після продажу сейлзами
• розвиток та мотивація співробітників
• підвищення задоволеності
• зниження плинності кадрів
• конкурентоспроможність

та ін.

Як компанії оцінюють успішність LMS?

Опитування, проведене LinkedIn в 2020 році показало, що більшість L&D вимірюють успішність заходів з онлайн-навчанняза допомогою зворотного зв'язку (43%). 38% звертають увагу на кількість завершених курсів, 35% на кількість співробітників, які постійно навчаються онлайн, 34% на задоволеність навчання.

Відповідно до того ж опитування, 94% співробітників кажуть, що залишилися б у компанії довше, якби вона інвестувала в їхнє навчання та розвиток.

На жаль, лише 1 компанія з 3 вимірює успішність онлайн-навчання.

Як розрахувати ROI навчання?

Дуже просто, за формулою:

Розглянемо приклад 👇

Вартість програми навчання обійдеться вам у $4000:

$3000 на покупку LMS

$1000 на розробку контенту

Фінансова вигода, яку ви отримаєте:

Підвищення продуктивності співробітників (збільшення продажів) на $10 000

Економію коштів за рахунок скорочення поїздок та проведення офлайн-тренінгів: $3000

І ви отримаєте ROI у розмірі 225%.

Ця формула показує, на скільки відсотків зріс ваш прибуток щодо вкладених коштів. Тобто, ваш чистий прибуток дорівнює $9000.

Добре, якщо ви збирали дані про витрати на навчання та отримання вигоди ще до впровадження LMS. Тоді нові дані можна буде порівняти з ними. Наприклад, раніше ви витрачали лише $3000 на навчання, а співробітники приносили $5000 прибутку. Тоді ваш ROI раніше був -40%, і чистий прибуток у $2000 був меншим від витрат на навчання, яке не окупалося.

Не використовуйте формулу, де просто чистий прибуток ділиться на сумі інвестицій в навчання.

Якщо ви скористаєтеся такою формулою, то 3000/5000*100=60%. Ця цифра, звичайно, виглядає краще, ніж -40%, і може використовуватися для звітів, наприклад, коли не хочеться показувати збитки, але вона не відображає реального стану справ, а приховувати його — шкодити всьому бізнесу загалом.

Таким чином,  розрахунок ROI дозволяє оцінити, наскільки ефективними є ваші інвестиції в навчання, і виявити, скільки прибутку ви реально отримуєте від інвестицій. А п орівнявши ROI до і після впровадження LMS, ви зрозумієте, чи приніс новий підхід реальне збільшення чистого прибутку.

Пам'ятайте, що розрахунок ROI використовується лише для оцінки фінансових вигод.

Що можна враховувати при підрахунку витрат на навчання:

• витрати на розробку (або покупку)
• витрати на впровадження (інтеграція з вже існуючими системами, наприклад HRM, CRM + міграція даних)
• витрати на технічне обслуговування (якщо ви вирішуєте розробляти навчальну систему самостійно, а не купувати готове рішення)
• витрати на навчання та адаптацію персоналу (особливо, якщо платформа не інтуїтивно зрозуміла)
• адміністративні витрати (наприклад, людино-години розробників, або фахівців, які взаємодіятимуть з постачальником LMS)
• витрати на створення нового контенту (будь то текст, аудіо, відео, інфографіки, картинки та ін.)

Все це можна порахувати у грошовому еквіваленті. Як і відчутні вигоди, які можуть впливати на отримання доходу та скорочення витрат:

• економія часу, що витрачається на ручні процеси, такі як створення контенту, реєстрація учнів, складання звітів (наприклад, один HR витрачав раніше 4 години на день на це, а тепер 2, разом маємо економію 40 людино-годин на місяць)
• покращена адаптація може скоротити відтік співробітників та збільшити дохід (SHRM у звіті за 2023 рік вказали, що середні витрати на найм становлять $4700, проте реальна вартість може бути вищою). Враховуйте ці цифри обов'язково.

Як виміряти нематеріальні вигоди?

У 2018 році Віллом Тальхаймером було запропоновано метод LTEM, що дозволяє оцінити успішність навчання на кожному з 8 етапів. Структура LTEM гарантує, що оцінка буде ефективною, а зворотний зв'язок достовірним. Модель актуальна для офлайн та онлайн навчання, для самонавчання чи тренінгу на робочому місці.

Перші 4 фази (або етапи), запропоновані Тальхаймером, відображають взаємодію учнів з контентом. Ці дані підкажуть вам, наскільки захоплені та мотивовані ваші учні, та наскільки якісна програма навчання. Але вже починаючи з 5 фази, вимірювання допомагають визначити приріст компетентності та зробити висновки щодо ефективності навчання. Для перших із 5 фаз LMS може надати корисний набір статистичних даних. Для останніх трьох L&D повинні попрацювати самі, провівши інтерв'ю та/або опитування.

Фази LTEM

• Attendance (Участь)

Учень реєструється на курс і розпочинає або завершує навчальний процес.

Що оцінювати? Відсоток завершення курсу, середній час, витрачений навчання.

• Engagement (Зобов'язання)

Учень поетапно проходить навчання.

Що оцінювати? Час, витрачений на урок, переходи за посиланнями, завантаження додаткових матеріалів.

• Learners Perceptions (Сприйняття учнів)

Учень оцінює, чи був курс йому корисний, і чи сподобався за 5-10-бальною системою.

Що оцінювати? Власне, отриману оцінку, яка покаже вам, наскільки цікава та корисна ваша програма навчання.

• Knowledge of Facts (Придбання знань)

Учень проходить тест.

Як оцінити? Власне оцінити результати тесту.

• Decision Making Competence (Компетентність у прийнятті рішень)

Учень застосовує отримані знання у реалістичних ситуаціях.

Як оцінити? Дати тест із різними питаннями, де учень може сам написати відповідь, або взагалі записати його на камеру. Цей етап дає змогу оцінити, наскільки учні змінили свої підходи до повсякденної роботи.

• Task Competence (Компетентність у виконанні завдань)

Учень вирішує реалістичні завдання.

Як виміряти? Оцінити виконання завдання чи роботи над конкретним випадком, пов'язаним з курсом. Цей етап показує, якою мірою учні здатні як приймати правильні рішення, так й самостійно керувати всім сценарієм.

• Transfer (Перенесення)

Учень застосовує отримані знання у реальній роботі та її межами. Тобто, якщо учень здатний застосувати знання у робочої ситуації, а й поза роботи, це, швидше за все, призведе до більшої вдячності роботодавцю і вищому рівню утримання.

Як виміряти? Отримати зворотний зв'язок щодо роботи від керівників та колег за принципом 360. Пройти регулярне опитування чи тест у рамках програми навчання. Також важливий самоаналіз та самооцінка.

• Transfer Effects (Ефект переносу)

Вплив застосування нових знань та навичок на роботу та/або атмосферу в колективі.

Як виміряти? Так само, як і перенесення. Наприклад, менеджер пропонує новий підхід та впроваджує його. До яких позитивних та негативних наслідків це приводить у команді чи компанії. Усі дані фіксуються під час спостережень, опитувань, інтерв'ю.

Чому інвестиції в LMS окупаються?

1. Економія часу та ресурсів

LMS автоматизує багато процесів навчання, починаючи від розробки та розподілу контенту, закінчуючи відстеження прогресу співробітників. Більше того, інтегрувавши її з іншими своїми системами, ви автоматизуєте зарахування нових співробітників до академії, призначення курсів тим, хто йде на підвищення, повідомлення поштою та/або в чатах та багато іншого.

Читайте, як Netpeak скоротили час адаптації новачків на 60% за допомогою LMS

LMS з вбудованим ШІ може допомогти вам створити структуру курсу, і навіть написати за вас уроки (або їхню частину). Спробуйте безкоштовний ШІ інструмент AcademyOcean та створіть свій перший урок! 

Більше того, і ми вже згадували про це вище, ви скорочуєте можливість людської помилки під час збирання та введення даних вручну. А це може значно заощадити кошти компанії, якщо зайде, наприклад, про штрафи.

2. Збільшення ефективності навчання

LMS може допомогти персоналізувати навчання та гейміфікувати його, щоб підвищити залучення співробітників до процесу.

За допомогою LMS ви зможете адаптувати курси під різні категорії співробітників, їх рівень підготовки та потреби. Створюючи автоматичні, персоналізовані шляхи навчання для кожного співробітника, ви можете бути впевнені, що всі отримають підходяще для них навчання у потрібний час, починаючи від адаптації та на всьому шляху їхнього кар'єрного зростання. А за допомогою гейміфікації ви можете створити захоплюючий процес з балами, рівнями, значками, нагородами та сертифікатами. З їх допомогою ваші працівники будуть більш мотивовані та залучені до процесу навчання.

Більше того, LMS пропонують мобільне навчання. Як показують дослідження, 59,9% людей віддають перевагу вертикальній орієнтації контенту при навчанні, що забезпечують смартфони, горизонтальній десктопній орієнтації. Більше 97% міленіалів користуються смартфонами, 90% завжди тримають його під рукою, а за даними Techmark, середньостатистичний власник смартфона перевіряє його 221 раз і торкається понад 2000 разів на день. Інше дослідження показало, що 70% співробітників мотивовані до навчання, коли проходять курси на своїх смартфонах.

3. Підвищення продуктивності

Найпомітніша вигода від інвестування в LMS пов'язана зі збільшенням продуктивності співробітників, адже навчені та компетентні працівники виконують свої обов'язки швидше та якісніше.

LMS дозволяє створити централізоване навчання з курсами, орієнтованими в розвитку специфічних навичок, необхідні виконання завдань. Так ви можете не тільки прискорити процес адаптації новачків, а й покращити кваліфікацію співробітників, які вже працюють. Було показано, що автоматизоване навчання на 56% підвищує продуктивність у компанії.

4. Зниження витрат на навчання та плинності кадрів

Традиційні форми навчання, такі як очні тренінги та семінари можуть бути досить дорогими. Використання LMS значно зменшує витрати на організацію таких заходів. Співробітники можуть навчатися віддалено, що виключає витрати на квитки, оренду приміщень, оплату коучам, підготовку матеріалів та багато іншого.

Більше того, якісне навчання вже на етапі адаптації здатна скоротити плинність кадрів і значно заощадити кошти компанії, які витрачаються на онбординг нового співробітника. А середньостатистична компанія витрачає більше ніж 1500 доларів на новачка, перш ніж той повністю інтегрується.

CareerBuilder опитав 2380 HR, та з`ясував, що якісна адаптація нових співробітників знизила плинність кадрів на 31%. А дослідження Brandon Hall Group показало, що у компаніях з ефективним процесом адаптації утримання може збільшитись на 82%.

5. Гнучкість та масштабованість

LMS легко масштабується в залежності від кількості співробітників, і ви можете створювати курси для будь-якого рівня, від новачків до топ-менеджерів. Таким чином, х оч би як виросла ваша компанія, ви зможете задовольнити потреби в навчанні кожного співробітника. Більш того, LMS забезпечує гнучкість, підтримуючи різні формати навчання, включаючи відео, аудіо, вебінари та багато іншого.

Таким чином, наскільки б не зросла ваша компанія, які б зміни її не торкнулися, інвестування в LMS гарантує, що ваш навчальний процес завжди буде безперервним і високоякісним.

Замість висновків

Інвестиції в LMS це не тільки спосіб підвищення кваліфікації співробітників, але й стратегічний, важливий інструмент, який допомагає бізнесу скоротити витрати, підвищити продуктивність та покращити внутрішні процеси. LMS автоматизує багато процесів HR та L&D департаментів, дозволяючи створювати індивідуальне, ефективне, захоплююче навчання, підвищуючи залученість та продуктивність співробітників, скорочуючи плинність кадрів та покращуючи адаптацію. Зрештою, це приносить реальну економічну вигоду і сприяє зростанню бізнесу.

Якщо хочете дізнатися, як AcademyOcean може допомогти у вашому бізнесі, просто  забронюйте швидке, безкоштовне демо